Ny i styrelsen: konstituerande möte, firmatecknare och överlämningen av föreningens papper

Artikeln täcker sekreterarens och ordförandens del. Kassörens del, med bankkonton och bokföring, finns i Sörens artikel Ny kassör i föreningen.

En sak först: det finns ingen lag om ideella föreningar. Det som gäller kommer från era stadgar, från rättspraxis och från god föreningssed. Därför skiljer vi nedan på vad lagen kräver, vad stadgarna brukar säga och vad som är vårt råd.

Vad är ett konstituerande styrelsemöte?

Att konstituera sig betyder att styrelsen bestämmer hur den ska vara sammansatt. Det konstituerande mötet är det första styrelsemötet efter årsmötet, och många föreningar håller det samma kväll. ABF:s och Riksförbundet DHB:s handbok Föreningshjälpen för styrelser beskriver det som ett kort, formellt möte som hålls efter varje årsmöte. Innan det är hållet vet varken banken eller styrelsen vem som får göra vad.

Vem som väljs till vad står i stadgarna. Ofta väljer årsmötet ordföranden, och stadgarna säger att styrelsen "inom sig" utser vice ordförande och övriga befattningar. Så står det till exempel i Riksidrottsförbundets stadgemall för idrottsföreningar. I andra föreningar väljer årsmötet också kassör och sekreterare. Läs era stadgar innan mötet, så att ni inte fattar beslut som årsmötet redan fattat.

Vad ska beslutas på det konstituerande mötet?

1. Roller som årsmötet inte valt. Vanligen vice ordförande, sekreterare och kassör, ibland också ansvar för medlemsregistret eller lokalen.
2. Firmatecknare. Vilka som får skriva under avtal och andra handlingar i föreningens namn, och om de tecknar var för sig eller två i förening. Mer om det nedan.
3. Attesträtt. Vem som får godkänna fakturor och utlägg innan de betalas. En vanlig princip är att ingen attesterar sina egna utlägg; kassörens utlägg attesteras då av ordföranden. Hur kassören arbetar med attesten beskriver Sören.
4. Delegationer. Om någon annan än hela styrelsen får fatta vissa beslut, till exempel att bevilja medlemskap eller beställa saker upp till ett visst belopp. Delegationen ska stå i protokollet, och den som fått den ska rapportera tillbaka till styrelsen.
5. Mötesplan. Datum för årets styrelsemöten, och vem som skriver protokoll om sekreteraren är borta.
6. Kontaktuppgifter och överlämning. Samla in allas telefon och e-post, och bestäm när den gamla styrelsen lämnar över.

Protokollet från det konstituerande mötet, eller ett utdrag ur det, är det som banken och andra vill se. Skriv och justera det snabbt, gärna med omedelbar justering av paragrafen om firmatecknare. Hur man skriver protokoll står i Så skriver du protokoll i en förening, och hur justeringen går till i Justera protokoll.

Ett beslut om firmateckning kan skrivas så här:

§ 5 Firmateckning Styrelsen beslutade att föreningens firma, utöver av styrelsen i sin helhet, tecknas av ordföranden Anna Berg och kassören Lars Nilsson var för sig, dock två i förening för belopp över 10 000 kr.

Namn och belopp är exempel. Behöver banken personnummer, lägg dem i utdraget till banken, inte i protokollet som medlemmarna läser.

Hur fungerar firmateckning i en ideell förening?

Att teckna föreningens firma betyder att skriva under i föreningens namn så att det binder föreningen. Utgångspunkten är att styrelsen som helhet företräder föreningen. Eftersom det är opraktiskt att alla skriver under allt, brukar stadgarna låta styrelsen delegera firmateckningen. Riksidrottsförbundets stadgemall säger till exempel att firman tecknas av styrelsen gemensamt, och att styrelsen får delegera rätten till två ledamöter gemensamt eller till särskilt utsedda personer.

• Skriv föreningens namn ovanför din underskrift. RF:s kommentar till stadgemallen varnar för att den som bara skriver sitt eget namn riskerar att bli personligt ansvarig för avtalet.
• Föreningen kan bli bunden även när någon går utöver sitt mandat. Om en behörig företrädare skriver ett avtal som styrelsen inte gett lov till, kan föreningen ändå bli bunden om motparten inte förstod det. Företrädaren kan då bli skyldig att ersätta föreningens skada. Det skriver Skatteverket i sin handledning för ideella föreningar.
• Begränsa och berätta. Ha få firmatecknare, sätt gärna beloppsgränser och kräv två underskrifter för föreningens största konto. Berätta för banken och andra återkommande motparter vilka som får teckna firman och inom vilka gränser. Det är RF:s råd, och vårt.

Har stadgarna eller årsmötet begränsat vad styrelsen får besluta om, gäller det också firmatecknarna.

Vem behöver få veta att styrelsen är ny?

När protokollet är justerat skickar ni det, eller ett utdrag, till dem som behöver det:

• Banken. Banken behöver veta vilka som företräder föreningen. Nordea begär till exempel stadgarna och protokollet där firmatecknarna utsågs, underskrivet av mötets ordförande, sekreterare och en justerare, med penna eller digitalt med BankID. Swedbank kräver underskrifter med penna. Kraven skiljer sig alltså mellan bankerna, så fråga er bank; en jämförelse finns i Justera protokoll. Själva bytet sköts oftast av kassören; se Sörens artikel.
• Skatteverket. Vi har inte hittat något krav på att en ideell förening ska anmäla en ny styrelse bara för att den bytts. Men går föreningens c/o-adress till någon som avgår ska adressen ändras, på blanketten SKV 2020. Och använder föreningen Skatteverkets e-tjänster, till exempel för arbetsgivardeklaration eller skattekontot, behöver de nya företrädarna behörighet. En ideell förening kan inte använda e-tjänsten Ombud och behörigheter, så behörigheter anmäls på blankett med ett protokoll som visar vilka som är firmatecknare. Skatteverket har olika blanketter beroende på vad behörigheten gäller, till exempel SKV 4808 för skattekontot och SKV 4809 för deklarationsombud, och gamla behörigheter återkallas med SKV 4804. Skatteverkets sida för föreningar visar vilken som passar.
• Bolagsverket, bara om ni är registrerade där. En ideell förening som driver näringsverksamhet kan vara registrerad i handelsregistret, och då finns styrelsen och firmatecknarna i registret. Enligt handelsregisterlagen ska en ändrad uppgift då anmälas till Bolagsverket utan dröjsmål (13 §). Hur anmälan görs står på Bolagsverkets webbplats. De flesta små föreningar är inte registrerade där.
• Försäkringsbolaget. Ge dem ny kontaktperson och adress (vårt råd).
• Förbundet. Hör föreningen till ett förbund, uppdatera kontaktuppgifterna där. RF:s stadgemall gör det till en uppgift för styrelsen i idrottsföreningar.
• Kommunen. Många kommuner har ett föreningsregister som styr bidrag och lokalbokning. Köpings kommun skriver till exempel att föreningen ska skicka in nya kontaktuppgifter direkt efter årsmötet. Kolla vad er kommun kräver.
• Övriga. Hyresvärd, webbhotell och leverantörer ni handlar av på faktura.

Vilket ansvar har styrelsen i en ideell förening?

Föreningen ansvarar för sina egna skulder. En ideell förening med stadgar och vald styrelse är en juridisk person. Enligt Skatteverkets handledning ansvarar föreningen själv för avtal som en behörig företrädare ingår i dess namn, och medlemmarna har inget personligt betalningsansvar.

Undantaget är en förening som inte är en juridisk person. Saknas stadgar eller styrelse, ansvarar de som skrev avtalet personligen. Se Stadgar för ideell förening.

Du kan bli skadeståndsskyldig om du skadar föreningen. För ekonomiska föreningar säger lagen att en styrelseledamot som uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen ska ersätta skadan (21 kap. 1 § lagen om ekonomiska föreningar). För ideella föreningar finns ingen sådan lag, men lagen används ofta som förebild, till exempel i juristtjänsters bedömningar. Vi har inte hittat någon dom som slår fast hur ansvaret bedöms i en ideell förening. Den som företräder föreningen kan också bli betalningsansvarig för skatter och avgifter som föreningen inte betalat, om det skett med uppsåt eller av grov oaktsamhet (59 kap. skatteförfarandelagen).

Ansvarsfrihet. Beviljar årsmötet ansvarsfrihet, godkänns förvaltningen och föreningen ställer inga skadeståndskrav. Frågan gäller den tid man suttit i styrelsen, så du svarar inte för det den förra styrelsen gjorde. Den prövas i princip för varje ledamot, även om beslutet i praktiken brukar gälla hela styrelsen. Vägras ansvarsfrihet får den nya styrelsen ta ställning till om föreningen ska kräva skadestånd. Enligt god sed röstar styrelsens ledamöter inte själva i frågan; hur punkten tas upp står i Årsmöte i ideell förening.

Reservera dig om du inte håller med. Är du emot ett beslut som du tycker är fel, be att din reservation antecknas i protokollet. Hur den skrivs står i Så skriver du protokoll i en förening.

Vad ska lämnas över till den nya styrelsen?

Här går det oftast fel, eftersom kunskapen om var saker finns sitter hos den som slutar. Boka en tid för överlämningen, gärna inom en månad efter årsmötet, och gå igenom:

• Stadgarna i senaste version, med datum för när de antogs.
• Protokoll från styrelsemöten och årsmöten, helst alla.
• Årsmöteshandlingar: verksamhetsberättelse, revisionsberättelse och verksamhetsplan.
• Avtal och försäkringar, med uppsägningstider.
• Nycklar, koder och inloggningar: lokal, förråd, brevlåda, e-post, hemsida, sociala medier.
• Medlemsregistret och kontaktlistan till förbund, kommun, hyresvärd och andra.
• Pågående ärenden: bidragsansökningar, beslut som inte genomförts, löften till medlemmar.
• Viktiga datum: när bidrag ska sökas, när avtal löper ut, när årsmötet ska hållas och när kallelsen ska ut.

Den ekonomiska delen går från kassör till kassör, se Ny kassör i föreningen.

Byt lösenord till allt som den avgående styrelsen haft tillgång till, och se till att inloggningar hör till en föreningsadress, inte till någons privata e-post.

Medlemsregistret och GDPR: vad behöver ni veta?

Medlemsregistret innehåller personuppgifter, och då gäller dataskyddsförordningen (GDPR). Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, har en vägledning för föreningar. I korthet:

• Föreningen är personuppgiftsansvarig, inte den som råkar ha registret i sin dator.
• Rättslig grund. Föreningen behöver stöd i GDPR för att behandla uppgifterna. Enligt IMY kan en förening normalt stödja sig på avtalet om medlemskap, men bara för det som behövs för att sköta medlemskapet. För annat, till exempel bilder på hemsidan, behövs en annan grund, som samtycke.
• Informera medlemmarna om vilka uppgifter ni har och vad de används till.
• Bara de som behöver ska se registret. IMY nämner skydd som inloggning och begränsad behörighet. Skicka inte ut hela registret till alla medlemmar med e-post: IMY påpekar att alla inte vill det, till exempel den som har skyddad adress.
• Gallra. Personuppgifter får inte sparas längre än de behövs. Ta bort den som lämnat föreningen när uppgifterna inte längre behövs, och ha en rutin för det. Uppgifter i bokföringen har egna regler.
• Om något går fel, till exempel om registret hamnar hos fel person, ska det som huvudregel anmälas till IMY inom 72 timmar.

Vid ett styrelsebyte betyder det: den avgående behåller inga egna kopior av registret.

Samla allt på ett ställe som föreningen äger

Vårt viktigaste råd: låt inte föreningens papper bo hos en person. När stadgarna ligger i en pärm hos förra sekreteraren, protokollen i hennes dator och kontakterna i ordförandens mejlkorg, försvinner kunskapen vid varje årsmöte.

Bestäm i stället ett ställe som föreningen äger och som styrelsen kommer åt även när någon slutar: en pärm i föreningens lokal, en delad mapp med en föreningsadress som ägare eller ett system byggt för föreningar.

Checklista för överlämningen

Kopiera listan och bocka av.

Konstituerande mötet

• Roller som årsmötet inte valt är fördelade
• Firmatecknare beslutade, med hur de tecknar (var för sig eller två i förening)
• Attesträtt och eventuella delegationer beslutade
• Mötesplan för året bestämd
• Protokollet justerat

Anmäla till andra

• Banken har fått protokoll eller utdrag och stadgar
• Skatteverket: c/o-adress och e-tjänstbehörigheter, om det behövs
• Bolagsverket, om föreningen är registrerad där
• Försäkringsbolaget
• Förbundet
• Kommunens föreningsregister
• Hyresvärd, leverantörer och andra avtalsparter

Det som lämnas över

• Stadgarna i senaste version
• Styrelse- och årsmötesprotokoll
• Årsmöteshandlingar
• Avtal och försäkringsbrev
• Nycklar och koder, med lista över vem som har vad
• Inloggningar, med nya lösenord
• Medlemsregistret, utan kopior kvar hos den som slutar
• Kontaktlistan
• Pågående ärenden och viktiga datum
• Kassörens överlämning (se Sören)

Vad skiljer för ekonomisk förening, BRF och samfällighetsförening?

Här styr lagen, och registreringen är inte frivillig.

• Ekonomisk förening och bostadsrättsförening. Föreningen ska anmäla styrelseledamöter, ordförande och vem som tecknar firman till Bolagsverket, och en ändring ska anmälas genast (7 kap. 44–45 §§ lagen om ekonomiska föreningar). Lagen kräver också att styrelsen för en medlemsförteckning (5 kap.). Bostadsrättsföreningar följer samma regler om styrelsen genom en hänvisning i bostadsrättslagen (9 kap. 12 §), och styrelsen ska föra både medlemsförteckning och lägenhetsförteckning (9 kap. 8 §).
• Samfällighetsförening. Föreningen är registrerad hos Lantmäteriet. I Lantmäteriets e-tjänst för samfällighetsföreningsregistret ändrar ni styrelse och firmatecknare och loggar in med e-legitimation.

Så gör ni det i Gunnel

I Gunnel ligger allt i föreningen, inte hos en person. Vid ett styrelsebyte bjuder ni in de nya under Inställningar → Användare och tar bort dem som slutat; protokoll, dokument och register finns kvar.

Det konstituerande mötet har en egen mall i Nytt protokoll, med roller, firmatecknare, attesträtt och delegationer. Paragrafen om firmatecknare kan markeras som omedelbart justerad, och när protokollet är arkiverat laddar ni ned ett protokollsutdrag med bara den paragrafen till banken. Under Personer → Styrelse lägger ni in vem som är vad, med mandatperiod och vilka som är firmatecknare, och ett utgånget mandat markeras. Justerade protokoll hamnar i Arkiv, och stadgarna läggs under Dokument med status Gäller. Under Avtal finns grupper som Bank och firmateckning, Myndighet och registrering och Försäkring, med fält för uppsägningstid och var originalet förvaras. Medlemsregistret och kontakterna finns under Personer, och registret kan laddas ner som Excel-fil under Inställningar. Viktiga datum läggs i Kalendern.

Gunnel är i pilot och kostar 900 kr per år inklusive moms per förening, eller 600 kr för en förening som har Sören,, efter 30 dagar gratis. Ni ansöker på www.gunneldok.se/testa-gunnel.

Vanliga frågor

Måste vi hålla ett konstituerande möte?

Ingen lag kräver det, men säger stadgarna att styrelsen utser sina befattningar själv behövs ett beslut, och banken vill se ett protokoll över firmatecknarna.

Kan kassören vara ensam firmatecknare?

Ja, om stadgarna tillåter det. Men det är tryggare för både föreningen och kassören med två firmatecknare, och med två i förening för större belopp.

Måste vi anmäla den nya styrelsen till Skatteverket?

Inte bara för att styrelsen bytts, så vitt vi hittat. Men ändra c/o-adressen om den går till någon som slutar, och anmäl nya behörigheter om föreningen använder Skatteverkets e-tjänster.

Har jag ansvar för det den förra styrelsen gjorde?

Nej. Ansvaret gäller den tid du själv suttit i styrelsen.

Får den avgående sekreteraren behålla en kopia av medlemsregistret?

Nej, inte för egen del. Registret är föreningens, och uppgifterna ska bara finnas hos dem som behöver dem för föreningens räkning.