Justera protokoll i föreningen: justerarens uppgift, ordningen i underskrifterna och om digital signering gäller

Vad betyder det att justera ett protokoll?

Ett protokoll är föreningens bevis på vad mötet bestämde. Sekreteraren skriver det, men en text som bara en person har skrivit är svag som bevis. Därför väljer mötet en eller två justerare som läser igenom protokollet efteråt och skriver under att det är riktigt. Först då brukar man kalla protokollet justerat.

Det finns ingen lag om ideella föreningar. Vad som gäller hos er står i era stadgar, och där de inte säger något får ni luta er mot god föreningssed. Lagen om ekonomiska föreningar används ofta som förebild. Där står att stämmans protokoll ska undertecknas av den som skrivit det och justeras av ordföranden, om hen inte själv skrivit protokollet, och av minst en justerare som stämman utsett [1]. Samma mönster finns i de flesta ideella föreningars stadgar.

Läs vidare om själva skrivandet i Så skriver du protokoll i en förening.

Vad är justerarens uppgift?

Justeraren ska kontrollera att protokollet stämmer med mötet. Det handlar om fakta: vilka beslut som fattades, hur en eventuell omröstning utföll, vem som valdes till vad och vilka som anmälde reservation. Justeraren ska inte tycka till om besluten. Även den som röstade emot ett beslut ska skriva under, om beslutet står rätt återgivet.

Det betyder också att justeraren inte ska skriva om protokollet efter eget huvud. Hittar justeraren ett fel säger hen till sekreteraren, som rättar texten. Att protokollet inte återger hela diskussionen är sällan ett skäl att vägra skriva under. Att ett beslut står fel är det.

Vem ska väljas till justerare?

Justeraren väljs av mötet självt, oftast som en av de första punkterna på dagordningen. I Riksidrottsförbundets stadgemall för idrottsföreningar står "val av protokolljusterare och rösträknare för mötet" bland årsmötets fasta punkter [6]. På ett årsmöte väljer man ofta två justerare, som gärna också är rösträknare; hela årsmötets dagordning finns i Årsmöte i ideell förening.

Några råd när ni väljer, som bygger på god sed snarare än lag:

• Välj någon som är med hela mötet. Den som går tidigare kan inte intyga det som beslutades efteråt.
• Välj inte sekreteraren. Hela poängen är att någon annan än den som skrev granskar texten. Lagen om ekonomiska föreningar bygger på samma tanke [1][15].
• Välj gärna någon utanför styrelsen till årsmötet. Årsmötet granskar styrelsen, till exempel i frågan om ansvarsfrihet. En medlem utan styrelseuppdrag ger protokollet större trovärdighet.
• Undvik den som är part i ett viktigt beslut. Ska mötet besluta om något som rör en viss person, som ett avtal med hens firma eller en uteslutning, bör hen inte vara den som intygar att beslutet står rätt.
• Välj någon som läser noga och svarar på mejl. En justerare som inte hör av sig är den vanligaste orsaken till att ett protokoll blir liggande.

På ett styrelsemöte är det vanligt att en ledamot, ofta i tur och ordning, väljs till justerare. Kontrollera vad era stadgar säger. Riksidrottsförbundets mall säger till exempel bara att styrelsens protokoll ska undertecknas av mötesordföranden och sekreteraren [6].

I vilken ordning skriver ni under?

Ingen lag bestämmer ordningen för en ideell förening, men den vanliga gången är:

1. Sekreteraren (protokollföraren) skriver under först, under raden "Vid protokollet". Hen intygar att hen har skrivit protokollet.
2. Justeraren eller justerarna läser och skriver under under "Justeras".
3. Mötesordföranden skriver under, också under "Justeras".

På papper står ordförandens namn ofta bredvid justerarnas, och i vilken ordning pennan går runt spelar ingen roll i sig. Det viktiga är att alla skriver under samma version. Det är därför praktiskt att låta mötesordföranden skriva under sist: då har justerarna redan godkänt texten, och ordföranden skriver under det färdiga protokollet. Rättas något efter att någon skrivit under ska alla skriva under den nya versionen.

Tänk på att mötesordföranden är den som ledde just det mötet. På ett årsmöte är det ofta någon annan än föreningens ordförande.

Hur snabbt ska protokollet justeras?

Titta först i stadgarna. Står där en frist gäller den. Står där inget finns några hållpunkter i lagarna för andra organisationer:

• En ekonomisk förening ska ha stämmans protokoll tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman [1].
• En samfällighetsförening ska ha stämmans protokoll tillgängligt för medlemmarna senast två veckor efter stämman [3].
• I kommunerna ska ett protokoll justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet [4].

Vårt råd är att ha protokollet justerat inom två veckor efter mötet. Skicka det till justerarna inom en vecka, medan alla minns vad som sades, och ge dem en vecka att svara. Rådet gäller också årsmötesprotokollet; då ligger ni med god marginal inom de tre veckor som lagen ger ekonomiska föreningar.

Årsmötesprotokollet brådskar mer än andra. Banken vill ofta se årsmötesprotokollet och protokollet från det konstituerande styrelsemötet innan nya firmatecknare får tillgång till kontot [11][12]. Är protokollen inte justerade kan föreningen stå utan någon som kan betala räkningarna. Om firmatecknare och överlämning kan du läsa mer i Ny i styrelsen.

När börjar ett beslut gälla?

Ett beslut gäller i regel från mötet, inte från justeringen. Det är mötet som beslutar, inte protokollet; protokollet är beviset på beslutet [13]. Alla jurister ser inte riktigt så på saken: ett svar menar att besluten inte kan verkställas förrän protokollet är justerat [17]. Står det i era stadgar att beslut gäller först när protokollet justerats, så gäller det.

För årsmöten säger många stadgar något mer. Riksidrottsförbundets mall säger att årsmötets beslut, också val, gäller från årsmötets avslutande om inte annat beslutas [20]. En nyvald ordförande tar alltså över när mötet är slut, inte när protokollet är justerat.

I praktiken väntar de flesta styrelser med att agera mot utomstående, som banken, en hyresvärd eller en leverantör, tills protokollet är justerat, eftersom det är det justerade protokollet de vill se [13].

Omedelbar justering

Behöver ett beslut kunna användas direkt kan mötet besluta att en viss paragraf ska justeras omedelbart. Sekreteraren läser då upp den formulering som ska stå i protokollet, mötet godkänner den och justerarna skriver under den paragrafen redan på mötet [13]. I protokollet står då till exempel:

§ 9 Val av firmatecknare. Mötet beslutade att föreningens firma tecknas av ordförande och kassör, var för sig. Paragrafen förklarades omedelbart justerad.

Det passar för val av firmatecknare. Omedelbar justering gör att paragrafen kan visas upp direkt; den avgör inte i sig när beslutet börjar gälla. Ska ett årsmötesbeslut gälla redan under samma möte, till exempel en stadgeändring om fler styrelseledamöter, rekommenderar Riksidrottsförbundet att mötet fattar ett särskilt beslut om det [20]. Se också Stadgar för ideell förening.

Vad gör man om justeraren inte håller med eller vägrar skriva under?

Börja med ett samtal. Oftast handlar det om en formulering som går att rätta. Sekreteraren ändrar texten, och alla skriver under den nya versionen.

Kommer ni inte överens finns några vägar:

• Justeraren skriver under med en anmärkning. Justeraren kan skriva under och lägga till vad hen anser är fel. Då går övriga beslut att använda, och det omtvistade syns för alla [17][18].
• Frågan tas upp på nästa möte. Mötet kan konstatera vad som beslutades och rätta protokollet med ett beslut som förs in i det nya protokollet [17].
• Ett nytt möte väljer en ny justerare. Vägrar en årsmötesjusterare helt, och viktiga beslut hänger på protokollet, kan ett extra möte utse en ersättare [16].

Det sekreteraren inte kan göra är att låta bli att justera eller välja en ny justerare själv. Justeraren är mötets val. En vägran gör inte automatiskt besluten ogiltiga, men den gör protokollet svagare som bevis om det blir tvist [16]. Gäller det något stort, som en stadgeändring eller en uteslutning, är det klokt att fråga en jurist eller sitt förbund.

Gäller digital justering och e-underskrift i en ideell förening?

Kort svar: ja, i föreningens egen verksamhet, men banken kan kräva mer.

Vad lagen säger. EU:s förordning om elektroniska underskrifter, eIDAS, gäller i hela EU. Den säger att en elektronisk underskrift inte får förvägras rättslig verkan bara för att den är elektronisk [5]. Förordningen delar in underskrifterna i tre nivåer:

• Enkel elektronisk underskrift. Uppgifter i elektronisk form som undertecknaren använder för att skriva under [5], till exempel en namnteckning ritad med fingret på skärmen eller ett godkännande via en personlig länk.
• Avancerad elektronisk underskrift. Den ska vara knuten till undertecknaren, göra det möjligt att identifiera hen, vara skapad med medel som bara hen kontrollerar och visa om dokumentet ändrats efteråt [5]. En underskrift med BankID via en signeringstjänst brukar räknas hit [8][19].
• Kvalificerad elektronisk underskrift. En avancerad underskrift med kvalificerat certifikat. Den ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift [5].

Det finns ingen lag som säger hur en ideell förenings protokoll ska skrivas under, så en enkel elektronisk underskrift duger i föreningens egen verksamhet, om inte stadgarna kräver något annat. Står det "undertecknas" i stadgarna finns ingen vägledning om huruvida en digital underskrift räknas. Vill ni vara säkra kan ni skriva in i stadgarna att protokoll får justeras digitalt, eller låta styrelsen besluta en kort instruktion för digital signering, som Studieförbundet Vuxenskolan råder [21].

Vad banker kräver. Här skiljer det sig mellan bankerna, och det ändras. När vi kontrollerade:

• Swedbank kräver att protokoll och fullmakt är fysiskt underskrivna och att kopiorna är fysiskt vidimerade, det vill säga intygade med penna av två personer [9][10].
• Nordea godtar protokoll som är underskrivna med penna eller digitalt med BankID via en extern signeringstjänst, och har en lista över godkända tjänster [8].
• SEB godtar enligt en vägledning från 2024 digitalt signerade protokoll, med krav på bland annat en bilaga som visar att protokollet signerats med BankID eller Freja eID [12].

En ritad namnteckning räcker alltså inte hos alla banker. Fråga er bank innan ni skickar in.

Vad myndigheter kräver. Skatteverket vill ha det protokoll som visar styrelsen när en ideell förening ansöker om organisationsnummer. Det ska vara underskrivet av minst två personer, till exempel justerare och sekreterare, och skickas med post [7]. För ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar säger lagen uttryckligen att handlingar som ska undertecknas får skrivas under med avancerad elektronisk underskrift, om inget annat anges [1][2]. Hur sådana handlingar skickas in till Bolagsverket beskriver Bolagsverket på sin webbplats.

Checklista för justeraren

Kopiera gärna listan och skicka den till justerarna tillsammans med protokollet.

• Stämmer mötets namn, datum, tid och plats?
• Står rätt personer som närvarande, och är mötesordförande, sekreterare och justerare rätt angivna?
• Är varje beslut återgivet som det fattades, med samma belopp, datum och namn?
• Står det rätt utfall för varje omröstning, och är reservationerna med?
• Är alla som valdes rätt stavade, med rätt uppdrag och mandattid?
• Finns de bilagor som protokollet hänvisar till, till exempel röstlängd eller budget?
• Står uppdrag och ansvariga med där mötet bestämde det?
• Har jag hållit mig till fakta och låtit bli att ändra sådant jag bara tycker annorlunda om?
• Har jag sagt till sekreteraren om det jag vill rätta, och läst den rättade versionen innan jag skriver under?
• Har jag svarat inom den tid vi kom överens om, helst inom en vecka?

Vad skiljer sig för ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar och samfälligheter?

För dem finns lagar som styr.

• Ekonomiska föreningar. Stämmans protokoll ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om hen inte skrivit protokollet, och av minst en justerare som stämman utsett. Det ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman och förvaras betryggande. Styrelsens protokoll ska justeras av ordföranden och ytterligare en ledamot som styrelsen utsett, och en ledamot har rätt att få en avvikande mening antecknad [1]. Handlingar får skrivas under med avancerad elektronisk underskrift [1].
• Bostadsrättsföreningar. Lagen om ekonomiska föreningar gäller för föreningsstämman, med vissa undantag, och regeln om avancerad elektronisk underskrift gäller också [2].
• Samfällighetsföreningar. Styrelsen ska se till att det förs protokoll över stämmans beslut, och protokollet ska hållas tillgängligt för medlemmarna senast två veckor efter stämman [3]. Lagen säger inget om justerare, så det står i stadgarna.

Så justerar ni i Gunnel

I Gunnel skriver du in mötesordförande, sekreterare och justerare med namn och e-post under Justerare och underskrifter. När du trycker "Skicka till justerare" får de en personlig länk i mejlet. De behöver inget konto: de läser protokollet i webbläsaren, ofta i mobilen, och väljer "Godkänn och signera", där de ritar sin namnteckning med fingret eller musen, eller "Begär ändring" med en kommentar. Du ser vem som öppnat länken och kan skicka en påminnelse. När alla justerare har signerat får du som sekreterare och mötesordföranden en länk för att skriva under. När ni båda skrivit under läggs protokollet i Arkiv. Vill banken ha underskrift med penna kan ordföranden i stället skriva under på papper, och du laddar upp det inskannade protokollet. Ur ett arkiverat protokoll kan du också ladda ned ett utdrag med bara de paragrafer som behövs, med raden "Rätt utdraget intygar". BankID finns inte. Gunnel är i pilot och kostar 900 kr per år inklusive moms per förening, eller 600 kr för en förening som har Sören,, efter 30 dagar gratis. Ni ansöker på www.gunneldok.se/testa-gunnel.

Vanliga frågor

Måste ett protokoll justeras?

För en ideell förening finns inget lagkrav, men nästan alla stadgar kräver det, och banker och Skatteverket vill se protokoll med flera underskrifter [7][10]. Utan justering är protokollet bara sekreterarens anteckningar.

Får sekreteraren vara justerare?

Nej, det bör ni undvika. Justeringen är till för att någon annan än den som skrev ska granska texten. För ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar följer det av lagen [1][15].

Hur lång tid har justeraren på sig?

Det som står i stadgarna gäller. Står inget där är en vecka för justeraren och två veckor totalt från mötet ett rimligt mål.

Gäller besluten innan protokollet är justerat?

I regel gäller ett beslut från mötet (årsmötets beslut ofta från mötets slut), men de flesta väntar med att agera mot utomstående tills protokollet är justerat [13]. Behöver ni använda ett beslut direkt kan mötet justera den paragrafen omedelbart.

Kan justeraren vägra skriva under?

Justeraren kan säga till om fel och skriva under med en anmärkning. Att vägra helt ska bara ske om protokollet inte stämmer med det som beslutades [16][17].

Är en digital underskrift giltig?

Inom föreningen, ja: en elektronisk underskrift får inte underkännas bara för att den är elektronisk [5]. Banker kan ändå kräva underskrift med penna eller BankID, så fråga er bank innan ni skickar in protokollet [8][9][12].