Valberedning i förening: vad ska valberedningen göra?

Artikeln är skriven för dig som sitter i valberedningen, och för dig som är ordförande eller sekreterare och vill veta vad valberedningen behöver av styrelsen. Hur själva årsmötet går till står i Årsmöte i ideell förening.

Vad är en valberedning och varför finns den?

En valberedning är en liten grupp medlemmar som årsmötet väljer för att bereda nästa års val. Uppgiften är att göra det lätt för medlemmarna att välja de personer som passar bäst för uppdragen. Valberedningen har inget monopol: varje medlem får lämna förslag till valberedningen och föreslå andra kandidater på årsmötet [1].

Det finns ingen lag om ideella föreningar. Om ni ska ha en valberedning, hur många den ska vara och när förslaget ska vara klart står i stadgarna, om det står någonstans. Den här artikeln använder Riksidrottsförbundets stadgemall som exempel, eftersom många föreningar har liknande stadgar [1]. Hur stadgar är uppbyggda står i Stadgar för ideell förening.

Varför inte låta styrelsen ordna valen själv? För att medlemmarna ska välja styrelsen, inte styrelsen sig själv. I ekonomiska föreningar är det lag: styrelsen får inte ges rätt att utse styrelseledamöter (7 kap. 6 §) [4]. I en ideell förening är det god föreningssed. RF:s kommentarer kallar valberedningen föreningens rekryteringsenhet, som ska se var föreningen behöver förstärkning [1].

Hur väljs valberedningen?

Årsmötet väljer den, ofta som en av de sista punkterna, efter valet av styrelse och revisorer. RF:s mall väljer valberedningen för ett år och utser en av ledamöterna till ordförande [1]. I många föreningar heter den personen sammankallande: den som kallar till möten och håller ihop arbetet [2].

Vem föreslår valberedningen? Valberedningen bereder sällan sitt eget val. Finns ingen annan ordning i stadgarna föreslår medlemmarna kandidater direkt på årsmötet, och det blir ofta förhastat. RF rekommenderar därför en särskild "valberedning för valberedningen", till exempel revisorerna [1]. I andra föreningar förbereder styrelsen eller en beredningsgrupp valet [2]. Bestäm i förväg hur ni gör.

Hur många? Minst två eller tre är vanligt, så att ingen behöver bära uppdraget ensam. RF:s kommentarer föreslår att valberedningen inte är för liten och har spridning i ålder och verksamhet [1]. Studieförbundet Vuxenskolan tipsar om en modell med tre personer där en ny väljs in varje år på tre år, och den som är inne på sitt tredje år är sammankallande [2].

Varför inte styrelseledamöter? Den som sitter i styrelsen ska inte bedöma sig själv och sina kolleger. Många stadgar och arbetsordningar säger det rakt ut. Studiefrämjandets arbetsordning för valberedningar utesluter ledamöter i styrelsen, revisorer och anställda [3]. RF:s mall utesluter anställda men nämner inte styrelsen [1]. Vårt råd är att hålla isär uppdragen även när stadgarna är tysta.

Valberedningens arbete över året: en tidsplan bakåt från årsmötet

Utgå från årsmötets datum och räkna bakåt. Fristerna i tabellen kommer från RF:s stadgemall [1]. Byt dem mot era egna stadgars frister.

Kartlägg vems mandat som går ut

Börja med styrelselistan: vem har vilken roll, och när går varje mandat ut? RF:s kommentarer föreslår att ordföranden väljs på ett år och övriga ledamöter på två, med halva styrelsen i tur varje år [1]. Har mandattiderna glidit isär, så att alla går ut samma år, kan ni föreslå olika mandattider för att få ordning igen.

Förstå vad föreningen behöver

Fråga er vad styrelsen saknar. En kassör om två år? Någon som kan medlemsregistret? Yngre röster, fler kvinnor eller män, någon från en sektion som inte är med? RF:s mall vill att valberedningen och styrelsen har både kvinnor och män [1], och Studiefrämjandet ber valberedningen väga in kön, ålder och bakgrund [3].

Valberedningen har ingen rätt att gå på styrelsens möten eller läsa protokollen, men styrelsen kan bjuda in en observatör och ge tillgång till protokollen [1]. Fråga tidigt. Som ordförande kan du också använda valberedningen som bollplank [2].

Ta in förslag från medlemmarna

Berätta för medlemmarna att de får föreslå kandidater, också sig själva, och sista dag för det. Gör det gärna samtidigt som styrelsen meddelar årsmötesdatum och motionstid; RF:s kommentarer föreslår just det [1].

Hur ställer man frågan till en kandidat?

Ring eller träffas hellre än att mejla. Säg varför ni tänkt på just den personen och ge en sann bild av föreningen, också dess problem [2]. Berätta vad uppdraget kräver: hur många möten, ungefär hur mycket tid, vilken mandattid. Ställ samma frågor till alla, så blir det lättare att jämföra [2].

Ge betänketid, men bestäm en dag för svar. "Kanske" räcker inte i ett förslag: valberedningen behöver ett ja eller nej. Skriv ned beskedet och datum.

Ibland ska någon inte föreslås för omval. Säg det personligen och tidigt, och förklara vilka kompetenser ni prioriterat. Ingen ska få veta det genom att läsa förslaget [2].

Vad sägs i valberedningen stannar där

RF:s mall säger att valberedningens ledamöter inte obehörigen får röja det de fått veta i uppdraget [1]. Studieförbundet Vuxenskolan påpekar att det inte finns något lagkrav på tystnadsplikt, men att förtroendet hänger på att det som kommer fram stannar i valberedningen [2]. Studiefrämjandet låter varje kandidat själv bestämma om hen vill berätta att hen tillfrågats [3]. Prata alltså inte om kandidater med styrelsen eller med andra medlemmar, och skriv bara sakliga anteckningar.

Vad gör ni om ingen vill?

Börja i tid. Det är lättare att rekrytera när man frågar flera månader före, inte tre dagar före årsmötet [2]. Om det ändå inte räcker:

• Fråga bredare: medlemmar som deltar i verksamheten men aldrig suttit i styrelsen.
• Gör uppdraget mindre: dela kassörens eller sekreterarens arbete på två, eller erbjud en kortare mandattid.
• Säg det öppet i förslaget: "Valberedningen har inte hittat någon kandidat till posten som …". Då kan årsmötet själv föreslå namn.
• Har stadgarna ett intervall för styrelsens storlek kan ni föreslå färre ledamöter. Står det ett exakt antal behövs en stadgeändring på sikt, se Stadgar för ideell förening.

Får någon i valberedningen själv föreslås?

Ja, men då ska hen lämna valberedningen. Studiefrämjandets arbetsordning säger att en ledamot som föreslås till styrelsen ska lämna sin plats [3]. Vårt råd: kliv av så fort det blir aktuellt och var inte med när er egen post diskuteras.

Vad ska valberedningens förslag innehålla?

Förslaget följer valen i stadgarnas dagordning. Vanligen:

• Ordförande, ofta för ett år [1].
• Ledamöter med mandattid, ofta två år [1].
• Suppleanter, om stadgarna har sådana. RF:s kommentarer föreslår ett år och att ordningen de går in i bestäms [1].
• Revisorer och revisorssuppleanter, ofta för ett år [1]. Den som suttit i styrelsen under året som granskas ska inte föreslås till revisor [6]. Enligt RF:s mall får styrelsens ledamöter inte delta i valet av revisorer [1].
• Mötesfunktionärer, som mötesordförande, om föreningen låter valberedningen föreslå dem [2].
• Arvoden, i föreningar där valberedningen föreslår dem [2][5].

Skriv för varje namn om det är omval eller nyval, och lista de som sitter kvar och inte är uppe för val, så att medlemmarna ser hela styrelsen. Motivera förslaget kort [3].

Förslaget till ny valberedning brukar inte ingå. Det kommer från den som stadgarna anger, eller från medlemmarna på mötet [1]. Valberedningen kan ändå berätta vilka av dess ledamöter som står i tur att avgå eller avböjer omval [3].

Mall: valberedningens förslag till årsmötet

Valberedningens förslag till årsmötet i [Föreningens namn] [åååå-mm-dd]

Ordförande, 1 år (t.o.m. årsmötet [år])
  [Namn]                         omval / nyval

Styrelseledamöter, [1/2] år (t.o.m. årsmötet [år])
  [Namn]                         omval / nyval
  [Namn]                         omval / nyval

Suppleanter, 1 år, i denna ordning
  1. [Namn]                      omval / nyval
  2. [Namn]                      omval / nyval

Revisorer, 1 år
  [Namn]                         omval / nyval
Revisorssuppleant, 1 år
  [Namn]                         omval / nyval

Kvar i styrelsen, inte uppe för val:
  [Namn], [roll], t.o.m. årsmötet [år]

Har avböjt omval:
  [Namn], [roll]

Övriga namn som föreslagits till valberedningen:
  [Namn], föreslagen till [uppdrag]

Så har vi arbetat:
  [Två eller tre meningar om vad föreningen behöver och
  varför ni föreslår dessa personer.]

[Ort och datum]
För valberedningen:
[Namn], sammankallande    [Namn]    [Namn]

Vad händer på årsmötet?

Valberedningen presenterar sitt förslag innan mötet börjar nominera till varje val [1]. Tala för era kandidater och berätta att ni sett till hela styrelsens sammansättning [2].

Förslag från golvet är tillåtna. Medlemmarna är inte låsta vid det som kommit in tidigare utan får föreslå vilken medlem som helst [1]. Vårt råd är att mötesordföranden frågar den som föreslås om hen är villig innan namnet går till val. Kommer en motkandidat: tala aldrig nedsättande om hen, tala för er egen kandidat [2].

Fler kandidater än platser betyder votering. Enligt RF:s mall sker omröstningen öppet, men ett val ska vara slutet om någon röstberättigad begär det. Vid val vinner den som får flest röster, och vid lika röstetal avgör lotten [1]. Med valsedlar skriver var och en rätt namn och rätt antal [2]. Mer om röstning står i Årsmöte i ideell förening.

Efter mötet håller den nya styrelsen sitt konstituerande möte, se Ny i styrelsen.

Vanliga fel

• Valberedningen börjar i februari. Då har de bästa kandidaterna redan hunnit säga ja till något annat.
• Bara de sittande tillfrågas. Omval är bra, men någon gång behövs nya.
• Styrelsen väljer sina efterträdare, eller sitter själv i valberedningen.
• Alla mandat går ut samma år. Då kan hela styrelsen bytas på en kväll, och ingen vet hur något fungerar.
• "Kanske" i förslaget. Den som inte gett ett klart ja ska inte stå med.
• Den som inte föreslås får veta det på årsmötet [2].
• En oenig valberedning. Blir ni inte överens, rösta inom valberedningen och lägg fram ett förslag [2].
• Ingen förbereder valet av nästa valberedning [1].

Vad gäller i ekonomisk förening, BRF och samfällighetsförening?

Inte heller där kräver lagen en valberedning, men den är vanlig i stadgarna.

• Ekonomisk förening. Lagen om ekonomiska föreningar nämner valberedning bara i en regel om revisionsutskott i vissa större föreningar (7 kap. 48 §). Styrelsen väljs av stämman, om inte stadgarna säger annat, och får inte själv utse ledamöter (7 kap. 6 §). En mandattid får vara högst fyra räkenskapsår (7 kap. 12 §) [4]. Kallelsen till ordinarie stämma går ut tidigast sex och senast fyra veckor före (6 kap. 17 §) [4], så valberedningens förslag bör vara klart innan dess.
• Bostadsrättsförening. Valberedningen står i stadgarna. HSB:s normalstadgar 2023, som exempel, säger att stämman väljer valberedningen för ett år, att den har minst två ledamöter och en ordförande som stämman utser, och att den föreslår personer till förtroendeuppdragen och arvoden till styrelse och revisorer (§ 26) [5].
• Samfällighetsförening. Lagen om förvaltning av samfälligheter säger inget om valberedning [7]. Lantmäteriets normalstadgar har "val av valberedning" som en punkt på ordinarie stämma (§ 16) och säger att ledamöter väljs på ett eller två år och suppleanter på ett (§ 6) [6].

Vanliga frågor

Måste en ideell förening ha en valberedning?

Nej, ingen lag kräver det. Står den i stadgarna ska ni ha den.

Får någon i styrelsen sitta i valberedningen?

Ingen lag förbjuder det i en ideell förening, men många stadgar gör det, och det är god sed att hålla isär uppdragen.

När ska valberedningens förslag vara klart?

Det står i stadgarna. RF:s stadgemall säger senast tre veckor före årsmötet [1].

Får man föreslå någon annan än valberedningen på årsmötet?

Ja. Varje medlem får föreslå kandidater, också på mötet [1].

Vem föreslår den nya valberedningen?

Den som stadgarna anger. Säger de inget föreslår medlemmarna på årsmötet. RF rekommenderar en särskild grupp som förbereder valet, till exempel revisorerna [1].

Får valberedningen vara med på styrelsens möten?

Den har ingen rätt till det, men styrelsen kan bjuda in den och låta den läsa protokollen [1].