Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Gunnel behandlar personuppgifter. Gunnel drivs av Vindsmide AB, organisationsnummer 559605-8213 (fortsättningsvis ”vi”). Policyn vänder sig till dem som loggar in i Gunnel, oftast styrelseledamöter, och till medlemmar, kontakter, justerare och andra vars uppgifter en förening lägger in.

Vem är personuppgiftsansvarig?

För det föreningen lägger in i Gunnel, som protokoll, register, dokument och kalender, är föreningen personuppgiftsansvarig. Det är föreningen som bestämmer varför och hur uppgifterna behandlas. Vi är personuppgiftsbiträde och behandlar dem på föreningens uppdrag enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Vill ni som medlem veta vad som finns om er, vänd er i första hand till er förening.

För användarkontona, ansökningar om att testa Gunnel, mejl till oss och Tyck till är vi personuppgiftsansvariga.

Vilka uppgifter behandlas?

Om dem som loggar in

• Namn och e-postadress
• Lösenord, som lagras krypterat och aldrig i klartext
• Vilken förening man tillhör och om man är administratör
• Tekniska loggar hos vår driftleverantör, som IP-adress och tidpunkt, för säkerheten

Det föreningen lägger in

• Styrelsen: namn, roll, mandatperiod och kontaktuppgifter
• Medlemmar: namn, adress, e-post, telefon, medlemsnummer och egna anteckningar
• Kontakter: namn, organisation, kontaktuppgifter, märken och anteckningar
• Protokoll med närvarande, beslut och den text föreningen skriver
• Uppladdade dokument, som stadgar, avtal och årsmöteshandlingar
• Kalenderns händelser och transkript av möten

Om justerare och den som signerar

När ett protokoll skickas för justering sparas namn och e-postadress för justerare och ordförande, och deras kommentarer. Vid signeringen sparas underskriften, tidpunkten, IP-adressen och vilken webbläsare som användes. De uppgifterna finns för att föreningen ska kunna visa att underskriften är äkta.

Ansökan om att testa och Tyck till

Ansöker ni om att testa Gunnel sparas det ni fyller i: föreningens namn, ert namn, e-post och de frivilliga fälten. IP-adressen används bara för att stoppa upprepade försök och sparas inte. Skriver ni i Tyck till i appen sparas inlägget med ert namn och er e-post, och en eventuell bild.

Varför behandlas uppgifterna?

• För att leverera Gunnel enligt avtalet med föreningen: protokoll, justering och signering, dokument, register, kalender, mejl och, om föreningen vill, AI-hjälp.
• Säkerhet: inloggning, skydd mot intrång och bevis på vem som signerat ett protokoll. Grunden är vårt och föreningens berättigade intresse.
• Support och förbättringar: när ni mejlar oss eller skriver i Tyck till. Grunden är berättigat intresse.
• Ansökan om att testa: för att bedöma ansökan och öppna föreningen. Grunden är att vidta åtgärder på er begäran innan ett avtal ingås.
• Information om tjänsten: vi kan mejla dem som har konto om viktiga ändringar i Gunnel. Föreningens medlemsregister används aldrig till det.
• Fakturering: våra fakturor till föreningen sparas i sju år enligt bokföringslagen.

Hur länge sparas uppgifterna?

• Det föreningen lägger in finns kvar tills föreningen tar bort det eller avslutar sitt konto. Uppgifterna om en signering sparas så länge protokollet finns.
• När en förening avslutar Gunnel har den 90 dagar på sig att ladda ner sina uppgifter. Därefter raderas allt.
• En ansökan som leder till ett konto blir en del av kontot. En ansökan som inte gör det raderas senast tolv månader efter att den besvarats.
• Tyck till-inlägg och mejl till oss raderas när ärendet är hanterat, senast efter två år.

Vart skickas uppgifterna?

Föreningens uppgifter lagras i EU. Vi anlitar de här leverantörerna, som beskrivs närmare under Underbiträden:

Två saker kan hamna utanför EU. Inloggningen hos Firebase Authentication är en global tjänst från Google. AI-funktionerna går till Google Gemini i USA, men bara om föreningen har dem påslagna; de stängs av under Inställningar, Förening. Båda omfattas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Transkribering

Transkriberingen sker helt i er webbläsare. Ljudet lämnar aldrig datorn, och bara texten sparas, i appen hos föreningen. På den öppna sidan gunneldok.se/transkribera, som inte kräver konto, sparas inte ens texten hos oss; den finns bara i webbläsaren. Taligenkänningsmodellen, KB-Whisper från Kungliga biblioteket, hämtas första gången från Hugging Face, som då ser er IP-adress som vid vilken nedladdning som helst. Inget ljud och ingen text skickas dit.

Era rättigheter

• Tillgång och dataportabilitet: registren går att ladda ner som kalkylark under Inställningar, Export, protokollen som PDF och dokumenten som de filer de är.
• Rättelse: uppgifterna kan ändras direkt i appen.
• Radering: personer, dokument och utkast kan tas bort i appen. Vill ni att hela kontot raderas, mejla oss.
• Invändning: till exempel mot AI. Stäng av AI-funktionerna under Inställningar, Förening.
• Klagomål: ni kan alltid vända er till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) på imy.se.

Är ni medlem i en förening och vill utöva era rättigheter, vänd er till föreningen. Vi hjälper föreningen att svara.

Säkerhet

• All trafik är krypterad med HTTPS, och uppgifterna är krypterade där de lagras.
• Lösenord lagras krypterat och aldrig i klartext.
• Varje förenings uppgifter hålls åtskilda från andras. Databasens regler släpper bara in föreningens egna användare.
• Länkarna till justerare och ordförande är personliga och går inte att gissa.
• Vid en personuppgiftsincident informerar vi drabbade föreningar utan dröjsmål och anmäler den till IMY inom 72 timmar när lagen kräver det.

Kakor

Gunnel använder inga kakor för statistik eller marknadsföring, och ingen besöksstatistik alls. Inloggningen hålls kvar i webbläsarens lokala lagring på er egen enhet, där också några inställningar sparas, som vilka notiser ni har dolt. Samtalet med Lill-Gun ligger i fliken och försvinner när den stängs. Den enda kakan som kan förekomma sätts när Gunnel har underhåll, för att släppa in den som ska arbeta med det. Den är nödvändig och kräver inget samtycke.

Kontakt

Frågor om era uppgifter eller om den här policyn? Mejla hej@gunneldok.se, så svarar vi inom en arbetsdag.

Gunnel drivs av Vindsmide AB, organisationsnummer 559605-8213.

Policyn kan uppdateras när Gunnel utvecklas. Vid väsentliga ändringar informerar vi med e-post och i appen.